ทำระบบสต๊อกสินค้าด้วย Google Sheets ฟรี เริ่มยังไงให้ใช้ได้จริง

เจ้าของร้านเล็กเกือบทุกคนเริ่มต้นเหมือนกัน คือจดสต๊อกใส่สมุดหรือพิมพ์ใส่ Excel ในเครื่องตัวเอง ตอนของยังไม่กี่รายการก็พอไหว แต่พอสินค้าเริ่มเยอะ มีคนช่วยขายหลายคน หรือขายหลายช่องทางพร้อมกัน วิธีเดิมจะเริ่มเอาไม่อยู่

ข่าวดีคือคุณยังไม่จำเป็นต้องซื้อโปรแกรมสต๊อกราคาหลักหมื่น Google Sheets ทำงานนี้ได้ดีกว่าที่หลายคนคิด ถ้าวางโครงสร้างให้ถูกตั้งแต่แรก บทความนี้จะพาทำทีละขั้น

ปัญหาที่มักเจอเมื่อยังไม่มีระบบสต๊อก

• ของหมดโดยไม่รู้ตัว ลูกค้าสั่งแล้วต้องขอยกเลิก เสียทั้งยอดขายและความน่าเชื่อถือ
• สั่งของซ้ำเพราะจำไม่ได้ว่าสั่งไปแล้ว เงินจมอยู่ในสต๊อก
• ยอดในสมุดไม่ตรงกับของจริง แต่ไล่ย้อนไม่ได้ว่าคลาดเคลื่อนตอนไหน
• พนักงานเปิดไฟล์พร้อมกันไม่ได้ ต้องรอกันแก้ทีละคน
• ไฟล์อยู่ในเครื่องเดียว ถ้าเครื่องพังคือหายทั้งหมด

สังเกตว่าปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากคนขี้ลืม แต่เกิดจากการที่ข้อมูลไม่ได้อยู่ที่เดียวกันและไม่มีร่องรอยย้อนกลับ ซึ่งเป็นสิ่งที่ระบบช่วยได้

โครงสร้างชีตที่ควรมี แค่ 3 แผ่นก็พอ

ความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือทำชีตเดียวแล้วแก้ตัวเลขคงเหลือทับไปเรื่อยๆ วิธีนี้จะไล่ย้อนไม่ได้เลยว่าของหายไปตอนไหน ให้แยกเป็น 3 แผ่นแทน

• แผ่นที่ 1 รายการสินค้า — เก็บข้อมูลที่ไม่ค่อยเปลี่ยน เช่น รหัสสินค้า ชื่อ หน่วยนับ ราคาทุน ราคาขาย และจุดสั่งซื้อซ้ำ
• แผ่นที่ 2 รับเข้า — บันทึกทุกครั้งที่ของเข้าร้าน ระบุวันที่ รหัสสินค้า จำนวน และผู้บันทึก
• แผ่นที่ 3 จ่ายออก — บันทึกทุกครั้งที่ของออก ไม่ว่าจะขาย แตกหัก หรือแถมลูกค้า

หลักการสำคัญคือ สองแผ่นหลังมีแต่การเพิ่มบรรทัดใหม่ ห้ามแก้ของเก่า เวลาตัวเลขไม่ตรงคุณจะไล่ดูได้ทันทีว่าเกิดอะไรขึ้นวันไหน

สูตรคำนวณยอดคงเหลือ

ในแผ่นรายการสินค้า ให้เพิ่มคอลัมน์ยอดคงเหลือ แล้วใช้สูตรหักลบระหว่างยอดรับเข้ากับยอดจ่ายออกของรหัสสินค้านั้น

=SUMIF(รับเข้า!B:B, A2, รับเข้า!C:C) - SUMIF(จ่ายออก!B:B, A2, จ่ายออก!C:C)

โดย A2 คือรหัสสินค้าในแถวนั้น คอลัมน์ B ของทั้งสองแผ่นคือรหัสสินค้า และคอลัมน์ C คือจำนวน เพียงเท่านี้ยอดคงเหลือจะอัปเดตเองทุกครั้งที่มีการบันทึกรับเข้าหรือจ่ายออก โดยที่คุณไม่ต้องแก้ตัวเลขเองเลย

ทำให้เตือนเองเมื่อของใกล้หมด

เพิ่มคอลัมน์จุดสั่งซื้อซ้ำในแผ่นรายการสินค้า ใส่จำนวนที่คุณคิดว่าควรสั่งเพิ่มได้แล้ว จากนั้นใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้แถวที่ยอดคงเหลือต่ำกว่าจุดนี้เปลี่ยนเป็นสีแดงอัตโนมัติ

ถ้าอยากให้เตือนถึงมือถือโดยไม่ต้องเปิดชีตดูเอง ตรงนี้คือจุดที่ Google Apps Script เข้ามาช่วย เขียนสคริปต์สั้นๆ ให้ตรวจทุกเช้าแล้วส่งสรุปรายการที่ใกล้หมดเข้า LINE หรืออีเมลได้

ข้อจำกัดที่ต้องรู้ก่อนใช้จริง

Google Sheets ไม่ใช่คำตอบของทุกร้าน ควรรู้ขอบเขตของมันไว้ด้วย

• คนกรอกข้อมูลเองมีโอกาสพิมพ์รหัสสินค้าผิด ควรใช้ Data Validation บังคับให้เลือกจากรายการแทนการพิมพ์
• ถ้าข้อมูลเกินหลักหมื่นบรรทัด ชีตจะเริ่มหน่วง ควรแยกไฟล์ตามปีหรือย้ายไปฐานข้อมูลจริง
• การเปิดสิทธิ์แก้ไขให้พนักงานหมายถึงเขาลบข้อมูลได้ด้วย ถ้ากังวลควรทำเป็นหน้าเว็บสำหรับกรอกแทนการให้เข้าชีตตรงๆ

กฎง่ายๆ คือ ถ้าคนที่ต้องกรอกข้อมูลไม่ใช่คุณคนเดียว ให้ทำหน้าจอสำหรับกรอกแยกออกมา อย่าปล่อยให้ทุกคนเข้าไปแก้ในชีตโดยตรง

เมื่อไหร่ควรอัปเกรดเป็นระบบเต็มรูปแบบ

ถ้าคุณเริ่มเจออาการเหล่านี้ แปลว่าถึงเวลาที่ควรมีหน้าจอใช้งานจริงแทนการกรอกในชีต คือมีคนกรอกข้อมูลมากกว่าสองคนขึ้นไป ต้องใช้งานผ่านมือถือหน้าร้านเป็นประจำ หรือเริ่มอยากได้รายงานสรุปที่ซับซ้อนกว่าการบวกลบธรรมดา

ตรงจุดนี้ไม่ได้แปลว่าต้องทิ้ง Google Sheets นะครับ ยังใช้เป็นฐานข้อมูลต่อได้เหมือนเดิม แค่เพิ่มหน้าเว็บสำหรับใช้งานเข้าไปข้างหน้า ซึ่งประหยัดกว่าการซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาก และคุณยังเป็นเจ้าของข้อมูลทั้งหมดเอง