ทำระบบจองคิวลูกค้าด้วย Google Sheets พร้อมแจ้งเตือนเข้า LINE
SuwonP
เผยแพร่ 1 กันยายน 2569 · อ่าน 6 นาที
ร้านนวด คลินิก ร้านตัดผม ไม่ต้องซื้อระบบจองแพงๆ ใช้ Google Sheets ทำระบบจองที่กันคิวชนและเตือนลูกค้าอัตโนมัติได้
ธุรกิจบริการที่นัดหมายเป็นหลัก ไม่ว่าจะร้านนวด คลินิก ร้านตัดผม หรือศูนย์ซ่อม เจอปัญหาคล้ายกันสองข้อ คือคิวชนกันเพราะจดคนละที่ กับลูกค้าลืมนัดแล้วไม่มา ซึ่งข้อหลังคือรายได้ที่หายไปตรงๆ
ระบบจองสำเร็จรูปแก้ได้ แต่ราคาต่อเดือนมักไม่คุ้มสำหรับร้านที่มีคิววันละไม่กี่สิบคิว บทความนี้เสนอทางกลาง
โครงสร้างข้อมูลที่ต้องมี
- แผ่น การจอง — วันที่ เวลาเริ่ม เวลาจบ ชื่อลูกค้า เบอร์โทร บริการที่จอง ผู้ให้บริการ และสถานะ
- แผ่น ผู้ให้บริการ — ใครทำงานวันไหน เวลาไหน ใช้กันไม่ให้จองนอกเวลาทำงาน
- แผ่น บริการ — ชื่อบริการและระยะเวลาที่ใช้ เพื่อคำนวณเวลาจบอัตโนมัติ
การแยกแผ่นบริการออกมาสำคัญกว่าที่คิด เพราะทำให้ระบบรู้ว่านวด 90 นาทีกับ 60 นาทีกินคิวไม่เท่ากัน
กันคิวชนด้วยสูตรเดียว
คิวจะชนกันเมื่อผู้ให้บริการคนเดียวกัน มีช่วงเวลาที่คาบเกี่ยวกัน ตรวจได้ด้วยเงื่อนไขว่า เวลาเริ่มของคิวใหม่ต้องไม่น้อยกว่าเวลาจบของคิวเดิม หรือเวลาจบของคิวใหม่ต้องไม่มากกว่าเวลาเริ่มของคิวเดิม
ใส่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขให้แถวที่ชนกันเป็นสีแดง คุณจะเห็นทันทีตอนกรอก และถ้าทำเป็นหน้าเว็บด้วย Apps Script จะบล็อกไม่ให้บันทึกได้เลย
ให้ลูกค้าจองเองผ่านลิงก์
ขั้นแรกใช้ Google Form ก็พอ ให้ลูกค้าเลือกวันเวลาและบริการ ข้อมูลจะไหลลงชีตอัตโนมัติ ข้อจำกัดคือฟอร์มไม่รู้ว่าช่วงไหนเต็มแล้ว
ถ้าอยากให้แสดงเฉพาะช่วงที่ว่างจริง ต้องทำเป็นหน้าเว็บด้วย Apps Script ซึ่งอ่านคิวปัจจุบันก่อนแล้วค่อยแสดงตัวเลือกให้ลูกค้า ตรงนี้คือจุดที่แยกระหว่างระบบเก็บข้อมูลกับระบบจองจริง
แจ้งเตือนเข้า LINE สองจังหวะ
จังหวะแรกคือทันทีที่มีการจอง ส่งเข้า LINE ของร้านให้ทีมรู้ตัว จังหวะที่สองคือเย็นก่อนวันนัด ส่งเตือนลูกค้าว่าพรุ่งนี้มีนัดกี่โมง
การเตือนล่วงหน้าหนึ่งวันคือสิ่งที่ให้ผลตอบแทนสูงที่สุดในทั้งระบบ ร้านส่วนใหญ่พบว่าอัตราลูกค้าไม่มาตามนัดลดลงอย่างเห็นได้ชัดหลังเริ่มทำ เพราะคนส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจเบี้ยว แต่ลืมจริงๆ
ข้อความเตือนที่ดีต้องมีปุ่มให้ลูกค้าตอบว่ามาหรือขอเลื่อน การรู้ล่วงหน้าว่าคิวจะว่างมีค่ามากกว่าการรู้ตอนลูกค้าไม่มา
เริ่มยังไงให้ไม่พัง
อย่าเพิ่งเปิดให้ลูกค้าจองเองในวันแรก ให้พนักงานกรอกคิวลงระบบคู่กับสมุดเดิมสักสองสัปดาห์ก่อน เพื่อดูว่าข้อมูลที่ออกแบบไว้ครบไหมและทีมใช้เป็นหรือยัง แล้วค่อยเปิดให้ลูกค้าจองเอง
