ลงเวลาพนักงานผ่านมือถือด้วย Google Sheets ไม่ต้องซื้อเครื่องสแกน

เครื่องสแกนลายนิ้วมือราคาหลักพันถึงหลักหมื่น บวกค่าโปรแกรมและค่าดูแลรายปี สำหรับธุรกิจที่มีพนักงาน 5 ถึง 20 คน ต้นทุนนี้มักไม่คุ้ม โดยเฉพาะถ้าพนักงานไม่ได้ทำงานที่เดียวกันทุกวัน

ทางเลือกที่ธุรกิจเล็กหลายแห่งใช้คือให้พนักงานลงเวลาผ่านมือถือตัวเอง ซึ่งทำได้ด้วย Google Sheets เป็นฐานข้อมูล

ระบบลงเวลาที่ใช้ได้จริงต้องมีอะไรบ้าง

• บันทึกเวลาจากเซิร์ฟเวอร์ ไม่ใช่เวลาในเครื่องพนักงาน เพราะเวลาในมือถือแก้ได้
• เก็บตำแหน่งตอนกดลงเวลา เพื่อยืนยันว่าอยู่หน้างานจริง
• แก้ย้อนหลังได้แต่ต้องทิ้งร่องรอยว่าใครแก้ เมื่อไร และเพราะอะไร
• พนักงานดูประวัติของตัวเองได้ แต่ดูของคนอื่นไม่ได้

ข้อสุดท้ายสำคัญกว่าที่คิด เพราะข้อมูลเวลาเข้าออกและเงินเดือนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมาย ไม่ควรเปิดชีตให้ทุกคนเห็นของกันและกัน

ทำไมไม่ควรให้พนักงานกรอกในชีตโดยตรง

การแชร์ชีตให้พนักงานแก้ไขได้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด แต่แลกมาด้วยความเสี่ยงสามอย่าง คือพนักงานแก้เวลาย้อนหลังได้เอง เห็นข้อมูลของเพื่อนร่วมงาน และเผลอลบข้อมูลคนอื่นได้

ทางที่ถูกคือทำหน้าเว็บสำหรับกดลงเวลาแยกออกมา ให้เว็บเป็นตัวเขียนข้อมูลลงชีตแทน พนักงานไม่ต้องมีสิทธิ์เข้าชีตเลย

คำนวณชั่วโมงและ OT อัตโนมัติ

เมื่อมีเวลาเข้าและเวลาออกแล้ว การคำนวณชั่วโมงทำงานคือการลบเวลาสองค่าแล้วหักเวลาพัก ส่วน OT ให้กำหนดเกณฑ์ไว้ในแผ่นตั้งค่า เช่น เกินกี่ชั่วโมงต่อวันถือเป็น OT และคูณอัตราเท่าไร

การเก็บเกณฑ์ไว้ในแผ่นตั้งค่าแทนการฝังในสูตร ทำให้วันที่กฎหมายแรงงานเปลี่ยนหรือคุณปรับนโยบาย แก้ที่เดียวจบ

ข้อควรระวังด้านกฎหมาย

การเก็บตำแหน่งของพนักงานถือเป็นการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ต้องแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าว่าเก็บอะไร เก็บไปทำอะไร และเก็บนานเท่าไร ควรเก็บเฉพาะตอนกดลงเวลา ไม่ใช่ติดตามตลอดเวลาทำงาน ซึ่งเกินความจำเป็นและสุ่มเสี่ยงผิดกฎหมาย

หลักง่ายๆ คือเก็บเท่าที่จำเป็นต่อการจ่ายค่าจ้างให้ถูกต้อง ไม่ใช่เก็บให้มากที่สุดเท่าที่เทคโนโลยีทำได้

เริ่มจากตรงไหนดี

เริ่มจากบันทึกเวลาเข้าออกอย่างเดียวก่อน ให้ทีมใช้จนชินสักหนึ่งเดือน แล้วค่อยเพิ่มการลา การคำนวณ OT และสลิปเงินเดือนทีหลัง ระบบที่เพิ่มทีละอย่างมีโอกาสอยู่รอดสูงกว่าระบบที่ครบทุกอย่างตั้งแต่วันแรกมาก