ทำใบเสนอราคาและใบเสร็จอัตโนมัติด้วย Google Sheets ทีละขั้น

วิธีที่ธุรกิจเล็กส่วนใหญ่ใช้ออกใบเสนอราคาคือเปิดไฟล์ใบเก่า กด Save As แล้วแก้ชื่อลูกค้ากับรายการสินค้า วิธีนี้เร็วดีตอนเดือนละไม่กี่ใบ แต่พอเริ่มออกวันละหลายใบจะเจอปัญหาเดิมๆ คือเลขที่เอกสารซ้ำ ลืมแก้ชื่อลูกค้าจากใบเก่า และพอสิ้นปีจะรวมยอดทีก็ไล่เปิดทีละไฟล์

ต้นตอของปัญหาคือเราเก็บข้อมูลกับหน้าตาเอกสารไว้ปนกัน บทความนี้จะแยกสองอย่างนี้ออกจากกัน

แยกข้อมูลออกจากหน้าตาเอกสาร

ให้คิดว่าเอกสาร 1 ใบเกิดจากข้อมูล 2 ส่วน คือหัวเอกสาร (ลูกค้าคนไหน วันที่เท่าไร) กับรายการสินค้า (อะไรบ้าง จำนวนเท่าไร) ดังนั้นเราจะทำ 3 แผ่น

• แผ่น ลูกค้า — ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ กรอกครั้งเดียวใช้ได้ตลอด
• แผ่น เอกสาร — 1 บรรทัดคือ 1 ใบ เก็บเลขที่ วันที่ รหัสลูกค้า และสถานะ
• แผ่น รายการ — 1 บรรทัดคือสินค้า 1 รายการ ผูกกับเลขที่เอกสาร

โครงสร้างแบบนี้ทำให้คุณรวมยอดทั้งปีได้ด้วยสูตรเดียว และดูได้ทันทีว่าใบไหนยังไม่ได้เก็บเงิน

รันเลขที่เอกสารไม่ให้ซ้ำ

อย่าพิมพ์เลขที่เอกสารเอง ให้ใช้รูปแบบที่คำนวณได้ เช่น QT-2569-0001 โดยให้ตัวเลขท้ายนับต่อจากใบล่าสุดของปีนั้น

="QT-"&TEXT(YEAR(TODAY())+543,"0000")&"-"&TEXT(COUNTA(เอกสาร!A:A),"0000")

ถ้าใช้ Google Apps Script จะดีกว่าอีกขั้น เพราะสั่งให้ล็อกเลขที่ตอนกดสร้างเอกสารได้ ไม่ต้องกลัวเลขเลื่อนเมื่อมีคนลบบรรทัด

ทำแม่แบบเอกสารด้วย Google Docs

สร้างเอกสารใน Google Docs ตามหน้าตาที่ต้องการ แล้วใส่ตัวแทนข้อความไว้ตรงจุดที่จะเปลี่ยน เช่น {{ชื่อลูกค้า}} {{เลขที่}} {{ยอดรวม}} จากนั้นให้สคริปต์คัดลอกแม่แบบ แทนที่ข้อความ แล้วบันทึกเป็น PDF

ข้อดีของวิธีนี้คือเวลาอยากเปลี่ยนโลโก้หรือเงื่อนไขการชำระเงิน คุณแก้ที่แม่แบบไฟล์เดียว เอกสารใบใหม่ทุกใบจะเปลี่ยนตามทันที

อย่าลืมเรื่องภาษี

ถ้าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษีเต็มรูปมีข้อความบังคับที่ต้องมีครบตามที่กรมสรรพากรกำหนด เช่น คำว่าใบกำกับภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย และเลขที่เอกสาร ควรตรวจกับผู้ทำบัญชีของคุณก่อนใช้จริง

ถ้ายังไม่ได้จด VAT ให้ออกเป็นใบเสร็จรับเงินธรรมดาไปก่อน อย่าใส่คำว่าใบกำกับภาษีลงไปเด็ดขาด เพราะมีความผิดตามกฎหมาย

คุ้มไหมที่จะทำเอง

ถ้าคุณออกเอกสารเดือนละไม่เกิน 10 ใบ ใช้เทมเพลตธรรมดาก็พอ แต่ถ้าเกิน 30 ใบต่อเดือนขึ้นไป หรือมีคนออกเอกสารมากกว่าหนึ่งคน การลงทุนทำระบบให้อัตโนมัติจะคืนทุนภายในเดือนแรก

เวลาที่ประหยัดได้จริงคือประมาณ 8 นาทีต่อใบ รวมกับการไม่ต้องมานั่งไล่แก้เอกสารที่ผิดทีหลัง ซึ่งเป็นต้นทุนที่คนมักลืมนับ