7 งานเอกสารที่ Google Apps Script ทำแทนคุณได้ ไม่ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์

ถ้าคุณทำธุรกิจเล็กแล้วรู้สึกว่าเวลาหมดไปกับงานเอกสารซ้ำๆ ทุกสัปดาห์ ข่าวดีคืองานพวกนี้ส่วนใหญ่ให้คอมพิวเตอร์ทำแทนได้ โดยไม่ต้องซื้อโปรแกรมใหม่และไม่ต้องย้ายข้อมูลไปไหน

Google Apps Script คือเครื่องมือที่ติดมากับบัญชี Google ที่คุณใช้อยู่แล้ว มันสั่งให้ Google Sheets, Docs, Gmail และ Drive ทำงานต่อกันเองอัตโนมัติได้ ค่าใช้จ่ายคือศูนย์บาท เพราะรวมอยู่ในบัญชี Google อยู่แล้ว

1. ออกใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

กรอกข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าในชีตแถวเดียว แล้วให้ระบบสร้างเอกสาร PDF ตามแบบฟอร์มของคุณ พร้อมรันเลขที่เอกสารต่อเนื่องเอง และส่งเข้าอีเมลลูกค้าให้เสร็จในคลิกเดียว

งานที่เคยใช้เวลา 10 นาทีต่อใบ จะเหลือไม่ถึงครึ่งนาที และไม่มีปัญหาเลขที่เอกสารซ้ำหรือลืมแก้ชื่อลูกค้าจากใบเก่าอีกต่อไป

2. สรุปยอดขายส่งเข้า LINE ทุกเช้า

ตั้งเวลาให้สคริปต์ทำงานทุกเช้า อ่านยอดขายเมื่อวาน คำนวณเทียบกับเป้า แล้วส่งสรุปสั้นๆ เข้า LINE ของคุณหรือกลุ่มทีมงาน

ข้อดีที่แท้จริงไม่ใช่แค่ความสะดวก แต่คือการที่คุณเห็นตัวเลขทุกวันจนจับความผิดปกติได้เร็วขึ้นมาก แทนที่จะมารู้ตอนสิ้นเดือน

3. แจ้งเตือนของใกล้หมดและของใกล้หมดอายุ

ให้สคริปต์ตรวจสต๊อกทุกวัน แล้วแจ้งเฉพาะรายการที่ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อหรือใกล้หมดอายุ จุดสำคัญคือแจ้งเฉพาะที่ต้องทำอะไรจริงๆ ไม่ใช่ส่งรายงานยาวทุกวันจนไม่มีใครอ่าน

4. เก็บข้อมูลจากฟอร์มแล้วทำงานต่อทันที

เมื่อมีคนกรอก Google Form ระบบสามารถบันทึกลงชีต ส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ แจ้งเตือนคนรับผิดชอบ และสร้างรายการงานใหม่ ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายในไม่กี่วินาทีโดยไม่มีใครต้องทำอะไร

เหมาะมากกับการรับใบสมัครงาน รับคำขอใบเสนอราคา หรือฟอร์มแจ้งซ่อม

5. รวมไฟล์หลายชีตเป็นรายงานเดียว

ถ้าแต่ละสาขาหรือแต่ละคนมีไฟล์ของตัวเอง สคริปต์สามารถไล่ดึงข้อมูลจากทุกไฟล์มารวมเป็นรายงานกลางให้อัตโนมัติตามรอบที่กำหนด แทนที่จะต้องนั่งก็อปวางเองทุกสิ้นเดือน

6. สร้างสัญญาหรือหนังสือรับรองจากแม่แบบ

เก็บแม่แบบไว้ใน Google Docs แล้วให้สคริปต์แทนที่ชื่อ วันที่ และเงื่อนไขจากข้อมูลในชีต ก่อนแปลงเป็น PDF และเก็บเข้าโฟลเดอร์ที่ถูกต้องใน Drive

นอกจากเร็วขึ้นแล้ว ยังลดความผิดพลาดจากการก็อปเอกสารเก่ามาแก้แล้วลืมแก้บางจุด ซึ่งเป็นความผิดพลาดที่อันตรายที่สุดในงานเอกสารสัญญา

7. ลงเวลาทำงานและสรุปชั่วโมงอัตโนมัติ

ให้พนักงานเช็คอินผ่านหน้าเว็บบนมือถือ ระบบบันทึกเวลาและตำแหน่งลงชีต แล้วสรุปชั่วโมงทำงานกับ OT ให้อัตโนมัติตอนสิ้นเดือน พร้อมส่งสลิปเข้าอีเมลพนักงานแต่ละคน

ต้องเขียนโค้ดเป็นไหม

ถ้าจะทำเองตั้งแต่ต้น ต้องพอเข้าใจการเขียนโปรแกรมพื้นฐานอยู่บ้าง แต่ในทางปฏิบัติ เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้เขียนเอง มักใช้สคริปต์ที่มีคนทำไว้แล้วมาปรับให้เข้ากับงานตัวเอง ซึ่งใช้เวลาแค่ปรับชื่อคอลัมน์กับข้อความในเอกสาร

ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของวิธีนี้คือ ข้อมูลทั้งหมดยังอยู่ใน Google Drive ของคุณเอง ไม่ได้ฝากไว้กับผู้ให้บริการรายไหน วันไหนอยากเลิกใช้ก็ยังเปิดไฟล์ดูได้ตามปกติ

เริ่มจากงานไหนก่อนดี

อย่าเพิ่งทำทุกอย่างพร้อมกัน ให้เลือกงานที่ทำซ้ำบ่อยที่สุดและน่าเบื่อที่สุดมาหนึ่งอย่าง ทำให้เสร็จและใช้จริงจนติดเป็นนิสัยก่อน แล้วค่อยขยับไปงานถัดไป

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ งานที่คุ้มที่สุดในการทำเป็นอย่างแรกคือการออกใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ เพราะเห็นผลทันทีและเกี่ยวข้องกับรายได้โดยตรง